Правила подготовки и сроки сдачи отчета ЕФС-1

В 2023 году произошло существенное изменение – ПФР и ФСС объединили. Теперь с гражданами и компаниями работает Социальный фонд России (СФР). Произошедшие коррективы сильно повлияли на особенности уплаты страховых взносов, а также их размер. Дополнительно изменилась форма отчетности. Она стала единой и получила название ЕФС-1.

Что входит в состав?

Обновленная форма была утверждена Постановлением Правления ПФ РФ от 31.10.2022 N 245п. Вышеуказанный норматив также закрепил порядок ее заполнения. В состав нового отчета входит титульный лист, а также 2 раздела с подразделами. Примечательно, что срок их сдачи существенно отличается.

Подраздел 1.1 заменил СЗВ-ТД. Его заполняют вместе с титульным листом и сдают, если в компании происходят кадровые изменения. Они могут быть любого вида. Отчет важно подготовить не только в случае приема нового сотрудника на работу или его увольнения, но и оформить при переводе.

Раздел 2 заменил форму 4-ФСС. Соответствующий документ нужно готовить 1 раз в квартал. Компании обязаны сдавать документ до 25 числа месяца следующего квартала.

Подраздел 1.2 воспринимают как аналог отчета СЗВ-СТАЖ. Его необходимо оформлять и предоставлять в уполномоченные органы 1 раз в год. Первый раз документ нужно подготовить до 25 января 2024 года. До этой даты компании отчитаются за 2023 год. Интересно, что до 1 марта 2023 года организации сдавали документ, используя старую форму.

Во всех вышеуказанных случаях в обязательном порядке заполняется титульный лист. Правила его подготовки всегда идентичны.

Подавать документацию необходимо в новый фонд СФР. Заявитель обязан обратиться в территориальные представительства по месту регистрации. Документы готовят в электронном виде. Однако существует ряд исключений. Если в компании меньше 10 человек застрахованных работников, подать отчетность можно и в бумажном виде.

Как оформлять ЕФС-1 при кадровых изменениях?

Если в компании произошли кадровые изменения любого вида, она обязана подготовить ЕФС-1, заполнив титульный лист и подраздел 1.1. Его оформляют на каждого работника. Отмечается, что соответствующий документ нужно подготовить на всех, в том числе на совместителей и лиц, сотрудничество с которыми ведется на основании гражданско-правовых договоров. Исключение составляют самозанятые. На них оформлять отчет не требуется.

Интересны сроки сдачи подраздела 1.1. Они напрямую зависят от причины, по которой происходят кадровые изменения. Если они возникли в связи с:

• приемом нового сотрудника, документ необходимо подготовить на следующий день после подписания трудового договора;
• приостановлением или возобновлением действия трудового соглашения или увольнением сотрудника, отчет составляют на следующий день после того, как соответствующий приказ издан;
• заключением или прекращением действия ГПД, подготовить отчет нужно на следующий день после выполнения соответствующего действия;
• началом использования трудовой книжки по любой причине, сдать отчет необходимо до 25 числа следующего месяца.

В документе должен быть отражен Код выполняемой функции. Так называют число, которое позволяет идентифицировать профессию работника. Заполнение раздела выполняется на основании ОКЗ.

Если выполнено увольнение, в отчетности важно указать причину прекращения сотрудничества с работником. Дополнительно вносится соответствующий код. Его нужно выбрать из классификатора, утвержденного Постановлением Правления ПФ РФ от 31.10.2022 N 245п.

Когда сотрудника переводят в другое подразделение или на другую должность, важно грамотно заполнить графу 3 Подраздела 1.1. Здесь нужно указать слово «ПЕРЕВОД». Аналогичные правила оформления документа действуют, если должность сотрудника переименовали.

Документ также нужно заполнить, если происходит реорганизация компании. Причем она может быть выполнена в любой форме, в том числе в виде присоединения. В этом случае действуют те же правила подготовки отчета, что и при переименовании организации.

Как оформлять корректировку?

Если выявлены ошибки, обязательно должна быть проведена корректировка ЕФС-1. Для этого подают уточненный отчет. В него нужно включить титульный лист, а также тот раздел, в котором были указаны неточные данные, и их нужно исправить. Чтобы представители ФНС поняли, что это корректирующий отчет, должен присутствовать соответствующий признак. Он различается в зависимости от типа раздела, который необходимо исправить. Если корректируют:

• сведения о трудовой деятельности, используют «Признак отмены», который имеет отметку «Х»;
• информацию о стаже, используют тип формы «Корректирующая» или «Отменяющая», которая имеет отметку «Х», а также дополняется полем «Корректируемый (отменяемый) период», которое обязательно должно быть заполнено;
• данные по взносам на травматизм, обязательно проставляется номер корректировки.

Правила подготовки ежеквартального отчета

Чтобы предоставить отчетность за квартал, заполняют раздел 2. Его обязаны предоставлять все организации. Процедуру выполняют до 25 числа месяца, который следует за отчетным периодом. В документе указывают сведения по всем работникам. В обязательном порядке данные вносят в подразделы 2.1 и 2.3. Если в отчетном периоде начисления работникам не выполнялись, отчетность все равно необходимо сдать. В этом случае готовят нулевой раздел 2.

Важно обратить внимание на тот факт, что данные, которые отражают в подразделе 2.3, указывают по состоянию на 01.01.2023. Сведения о спецоценке и медосмотре, которые были выполнены в 2023 году, не отражают.

Ответственность за нарушения

Предоставлять отчетность по форме ЕФС-1 необходимо вовремя. Несвоевременное предоставление данных чревато штрафами. Их размер может меняться в зависимости от особенностей нарушения. С компании, допустившей нарушение, взыщут:

• 500 руб. за каждого застрахованного работника, сведения о котором не были предоставлены вовремя;
• 5% от суммы взносов за 3 последние месяца отчетного периода, если информация о взносах на травматизм не была предоставлена вовремя. Размер взыскания не может быть меньше 1000 руб. или превышать 30% от взносов.

Дополнительно могут наложить санкции на должностное лицо, которое допустило нарушение. Размер взыскания составит 300-500 руб. Кроме того, деньги могут взыскать за несоблюдение порядка предоставления сведений. Если документация не будет предъявлена в электронной форме в том случае, когда это обязательно, штраф составит 1000 руб.