Как правильно оформлять, учитывать и проводить представительские расходы

В процессе работы компания несет представительские расходы. Так называют расходы, возникшие в связи с организацией и проведением переговоров с клиентами и контрагентами, работой совета директоров. Состав статьи расходов приводится в п. 2 ст. 264 НК РФ. В перечень включают затраты, которые несет компания в связи с организацией приема любого вида, использованием услуг переводчика, а также доставкой участников к месту проведения мероприятия.

Размер представительских расходов при учете налога на прибыль законодательно определен. Действующий норматив составляет 4% расходов на оплату трудовой деятельности. Его расчет проводится нарастающим итогом с начала года. Это позволяет учесть расходы, которые не уложились в установленный норматив в текущем квартале, в следующих.

Что допустимо учитывать в представительских расходах?

Не все расходы, которые компания понесла в связи с проведением мероприятия, можно назвать представительскими. Их перечень также вытекает из положений законодательства.

Учету подлежат:

• Затраты на покупку алкоголя. Однако в список включают не все спиртные напитки. Важно, чтобы они были предназначены для официального мероприятия. Список такого алкоголя закреплен в Письме Минфина от 22.01.2019 N 03-03-06/1/3120.
• Счет из ресторана. Его принимают во внимание, если официальное мероприятие или встреча проходят в заведении общественного питания. Расходы подтверждаются документально. Для этого используется кассовый чек.
  • Цветы. Их покупку учитывают в представительских расходах, если букеты были приобретены специально для мероприятия. Этот факт должен быть задокументирован. Чтобы у ФНС не возникли вопросы, внесите вручение цветов в программу мероприятия, а затраты на их приобретение отразите в смете.

  Какие затраты не подлежат учету?

  Часть расходов, которые понесла компания, учесть для целей уменьшения налога не получится. В перечень включают затраты, возникшие в связи с организацией:

  • развлечения приглашенных клиентов или партнеров;
  • досуга и отдыха;
  • профилактики или лечения заболеваний.

  Соответствующий перечень исключений закреплен в ст. 264 НК РФ.

  Спорные расходы

  Представители ФНС внимательно изучают перечень расходов, которые компания хочет учесть с целью уменьшения налога. В частности, налоговая может отказаться включить в список затраты, которые компания понесла в связи с арендой ресторана или иного помещения. В результате могут возникать споры.

  Однако суд обычно встает на сторону налогоплательщика. Он ссылается на положения Постановлений ФАС МО № КА-А40/8426-05 от 12.09.2005 г. и № А40-22927/12-107-106 от 03.09.2013 г. В нормативах сказано, что затраты на аренду ресторанов и теплоходов можно отнести к представительским расходам, если они возникли в связи с приемом иностранной делегации.

  Сложнее обстоят дела с подарками и сувенирами. Они отсутствуют в списке, представленном в п. 2 ст. 264 НК РФ. В результате включить расходы на их покупку в перечень представительских нельзя. Ситуация меняется, если на сувениры нанесена символика компании. В этом случае учет затрат допустим. Соответствующее положение закреплено в Письме УФНС по г. Москве № 20-12/041966.2 от 30.04.2008. Считается, что такие расходы входят в перечень представительских, а не рекламных, поскольку вручение сувениров выполняется на официальном мероприятии.

  Как правильно оформить?

  Чтобы ФНС приняли во внимание представительские расходы, необходимо предоставить пакет документов. В него нужно включить документацию, подтверждающую факт проведения мероприятия:

  • смета понесенных представительских расходов;
  • программа мероприятия;
  • приказ руководителя об организации встречи или ужина;
  • отчет о понесенных представительских расходах.

  Точный список документов может меняться. Перечень зависит от положений локальных нормативов организации. Лучше подготовить его заранее.

  Правила ведения бухгалтерского учета

  Чтобы принять НДС к вычету, важно соблюдать ряд правил. В частности, процедуру можно выполнить только по тем представительским расходам, которые будут учтены для налога на прибыль. Если сумма будет увеличена в следующем квартале, НДС к вычету можно дополнить.

  В бухгалтерском учете представительские расходы относятся к расходам по обычным видам деятельности. Важна цель мероприятия. Если оно ориентировано на текущих или будущих покупателей и призвано повысить объем продаж, расходы учитывают в качестве коммерческих по дебету счета 44 «Расходы на продажу». Если цель мероприятия иная, расходы учитывают как управленческие. В этом случае их отражают на счете «Общехозяйственные расходы».